Ungenutzte Software-Lizenzen aufspüren

In fast jedem Unternehmen laufen Softwarelizenzen für Menschen, die nicht mehr da sind. Nicht aus Schlamperei — sondern weil das Ende eines Arbeitsverhältnisses und das Ende eines Lizenzvertrags zwei getrennte Vorgänge sind, und nur einer davon einen Termin hat.

Der Effekt ist unauffällig und dauerhaft. Eine Lizenz, die nach dem Austritt weiterläuft, verursacht keinen Fehler, keine Warnung und keine Rückfrage. Sie erscheint auf der Rechnung als eine Position unter vielen — und dort fällt sie deshalb nicht auf, weil die Rechnung insgesamt plausibel aussieht.

Warum ungenutzte Lizenzen so zuverlässig entstehen

Vier Wege führen dorthin, und alle vier sind Alltag.

Austritt ohne Lizenzentzug. Das Konto wird deaktiviert, weil das aus Sicherheitsgründen sofort passieren muss. Die Lizenz bleibt zugewiesen, weil das niemandem wehtut. Ein deaktiviertes Konto mit zugewiesener Lizenz kostet exakt so viel wie ein aktives.

Rollenwechsel. Jemand wechselt vom Vertrieb in die Produktion und braucht das CRM nicht mehr. Der neue Zugang wird eingerichtet, der alte bleibt — Entziehen ist Mehrarbeit ohne sichtbaren Nutzen.

Vorratshaltung. Beim Vertragsabschluss werden ein paar Lizenzen zusätzlich gebucht, um bei Neueinstellungen nicht nachbestellen zu müssen. Aus dem Puffer wird ein Dauerzustand, weil ihn niemand überprüft.

Überdimensionierte Pläne. Alle bekommen dieselbe Ausstattung, weil das die Verwaltung vereinfacht. Ein erheblicher Teil der Belegschaft nutzt davon einen Bruchteil — bezahlt wird trotzdem der volle Plan.

Was alle vier verbindet: Sie entstehen durch vernünftige Einzelentscheidungen. Es gibt niemanden, dem etwas vorzuwerfen wäre. Genau deshalb korrigiert sich der Zustand auch nicht von selbst.

Die Kostenwirkung, konkret gerechnet

Microsoft nennt für Microsoft 365 Business Premium im Monatsabonnement 22,87 € pro Benutzer und Monat (Stand August 2026, Angabe von Microsoft für Deutschland; im Jahresabonnement liegt der Wert darunter). Andere Pläne und Wiederverkäufer bewegen sich in anderen Größenordnungen — als Rechengrundlage genügt der Wert.

Acht vergessene Lizenzen in einem Betrieb mit 80 Beschäftigten sind kein außergewöhnlicher Befund — das entspricht einer Personalfluktuation von zehn Prozent, bei der einmal niemand an den Lizenzentzug gedacht hat. Der Jahresbetrag liegt dann in einer Größenordnung, für die andernorts ein Freigabeprozess existiert.

So findet man sie in Microsoft 365

Der entscheidende Datenpunkt ist nicht die Lizenzzuweisung, sondern der letzte Anmeldezeitpunkt. Beides zusammen ergibt die Liste, um die es geht.

Weg 1: Admin Center

Unter „Benutzer“ lassen sich aktive Konten mit ihren zugewiesenen Lizenzen anzeigen, unter „Berichte“ die Nutzungsdaten je Dienst. Für Umgebungen bis etwa 100 Konten reicht das aus — die Auswertung ist in einer halben Stunde erledigt, ohne Skript und ohne Zusatzsoftware.

Weg 2: PowerShell

Ab einer gewissen Größe wird die Klickerei mühsam. Microsoft dokumentiert die Lizenzverwaltung per PowerShell ausführlich, inklusive der Befehle zum Anzeigen verfügbarer Pläne und zum Entfernen zugewiesener Lizenzen. Für die Auswertung selbst kursieren fertige Skripte, die inaktive Benutzer und deren Lizenzen in einem Bericht zusammenstellen — etwa das auf GitHub veröffentlichte, über das borncity berichtet hat.

Weg 3: Die anderen Anwendungen

Der schwierigere Teil sind die Fachanwendungen außerhalb der Microsoft-Welt: CRM, Buchhaltung, Designwerkzeuge, Projektsoftware. Sie haben eigene Nutzerverwaltungen, eigene Abrechnungen und selten eine brauchbare Auswertung. Hier hilft nur der Abgleich der Rechnung mit der Nutzerliste — und die Nachfrage bei der Person, die das Werkzeug eingeführt hat.

Der Plan-Zuschnitt: die zweite, größere Hälfte

Ungenutzte Lizenzen sind der offensichtliche Teil. Der größere Posten sind meist die Lizenzen, die zwar genutzt werden — aber in einer Ausstattung, die niemand braucht.

In vielen Betrieben bekommt jeder denselben Plan, weil das die Verwaltung vereinfacht. Das ist nachvollziehbar, kostet aber. Eine Person in der Produktion, die zweimal pro Woche Arbeitszeiten erfasst und sonst nicht am Rechner sitzt, braucht selten dieselbe Ausstattung wie die Buchhaltung. Microsoft und andere Anbieter führen genau dafür schlankere Pläne — die aber nur wirken, wenn jemand die Zuordnung einmal durchgeht.

Die Prüffrage ist nicht „wer nutzt das?“, sondern „wer nutzt was davon?“. Die Nutzungsberichte im Admin Center beantworten das je Dienst: Wer öffnet nie die Desktop-Anwendungen, wer nutzt ausschließlich Mail, wer war seit einem Jahr in keiner Videokonferenz. Drei Muster kommen dabei regelmäßig heraus.

Der zweite Punkt ist der lohnendste, weil er so verbreitet ist: Funktionsadressen wie Info-, Buchhaltungs- oder Bewerbungspostfächer laufen häufig als vollwertige, bezahlte Konten, obwohl ein freigegebenes Postfach denselben Zweck ohne Lizenz erfüllt. In einem Betrieb mit fünf solchen Adressen sind das bei rund 23 € im Monat knapp 1.400 € im Jahr — für Postfächer, die niemandem gehören.

Die Audit-Perspektive: es geht nicht nur ums Sparen

Ungenutzte Lizenzen kosten Geld. Fehlende oder falsch zugeordnete Lizenzen kosten mehr — und zwar unangekündigt. Softwarehersteller prüfen die Einhaltung der Lizenzbedingungen, und diese Prüfungen kommen mit Fristen.

Das ist der Grund, warum eine Lizenzinventur zwei Zwecke gleichzeitig erfüllt. Wer weiß, welche Lizenz auf wen läuft und wo der Beleg dazu liegt, spart nicht nur die überflüssigen Posten — er ist auch auskunftsfähig, wenn eine Prüfung ansteht. Die Fachliteratur zum Thema ist sich in diesem Punkt bemerkenswert einig: Das Risiko liegt weniger in der Unterlizenzierung als in der fehlenden Dokumentation.

Einmal aufräumen reicht nicht

Eine Inventur findet den aktuellen Bestand. Nach sechs Monaten ist der Zustand wieder da, wenn sich am Prozess nichts geändert hat. Drei Kopplungen verhindern das dauerhaft.

Der Offboarding-Punkt ist der wirksamste, weil er die Ursache trifft statt das Symptom. Wenn der Lizenzentzug denselben Status hat wie die Rückgabe des Schlüssels und des Notebooks, entsteht die Lücke gar nicht erst.

Praktisch scheitert das selten am Willen und fast immer an der Übergabe zwischen zwei Bereichen: Die Personalabteilung weiß, wann jemand geht, die IT weiß, welche Zugänge existieren, und die Buchhaltung sieht, was bezahlt wird. Solange diese drei Informationen an drei Stellen liegen, bleibt die Lücke offen — unabhängig davon, wie sorgfältig jede einzelne Stelle arbeitet. Eine gemeinsame Checkliste mit benannten Verantwortlichen kostet eine halbe Stunde Abstimmung und schließt den häufigsten Fall dauerhaft.

Für den Überblick über die Verträge selbst — Laufzeiten, Kündigungsfristen, wer wofür zahlt — braucht es dann eine Ebene über der einzelnen Anwendung. Werkzeuge, die Lizenzen und Vertragsfristen zusammen sichtbar machen, setzen dort an, wo die Nutzerverwaltung der einzelnen Software endet.

Häufige Fragen

Wie erkennt man ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen?

Über den Abgleich zugewiesener Lizenzen mit dem letzten Anmeldezeitpunkt je Konto. Beide Angaben liefert das Microsoft 365 Admin Center unter „Benutzer“ und „Berichte“. Für größere Umgebungen gibt es PowerShell-Skripte, die inaktive Benutzer samt Lizenz in einem Bericht ausgeben. Als erste Prüfliste gelten Konten ohne Anmeldung in den letzten 60 bis 90 Tagen.

Kostet ein deaktiviertes Konto weiter Geld?

Ja, solange die Lizenz zugewiesen bleibt. Die Deaktivierung sperrt den Zugang, sie entzieht aber nicht automatisch die Lizenz. Das ist einer der häufigsten Gründe für ungenutzte Lizenzen, weil der Sicherheitsaspekt beim Austritt sofort erledigt wird und der kaufmännische liegen bleibt.

Wie viel lässt sich typischerweise einsparen?

Das hängt an Fluktuation und Lizenzdisziplin. Bei rund 23 € pro Nutzer und Monat summieren sich acht ungenutzte Lizenzen auf gut 2.200 € im Jahr, fünfzehn auf über 4.100 €. In Betrieben, die noch nie systematisch geprüft haben, liegt der Befund meist im mittleren einstelligen Bereich pro 50 Beschäftigte.

Was ist beim Entziehen von Lizenzen zu beachten?

Daten. Beim Entzug einer Microsoft-365-Lizenz beginnt eine Frist, nach deren Ablauf die Postfachdaten gelöscht werden. Wer das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeitenden noch braucht, sollte es vorher archivieren oder in ein freigegebenes Postfach umwandeln — das ist lizenzfrei möglich und der übliche Weg.

Schützt eine Lizenzinventur vor einem Audit?

Vor der Prüfung selbst nicht, wohl aber vor ihren Folgen. Nach Einschätzung von Fachleuten entstehen die meisten Probleme bei Lizenzaudits nicht durch fehlende Lizenzen, sondern durch fehlende Belege und unklare Zuordnung. Wer dokumentiert hat, welche Lizenz auf wen läuft und woher sie stammt, ist auskunftsfähig — und das verkürzt jede Prüfung erheblich.